¿Qué tener en cuenta al elegir un conmutador virtual para su empresa?

Cada vez son más las empresas que optan por un conmutador virtual para cubrir sus necesidades telefónicas, puesto que las llamadas telefónicas aún son la principal puerta de acceso a los clientes, socios y proveedores y el medio más importante por el cual se concreta una venta o un servicio.

A diferencia de las líneas convencionales, los conmutadores virtuales permiten un mejor control de las llamadas de sus empresas, una menor infraestructura, costos más bajos y mayor eficiencia.

En el mercado moderno donde los negocios han dejado de ser locales frente a la globalización, deben estar en todo momento disponibles, incluso en horas no laborales para poder ofrecer la mejor respuesta a las necesidades de sus potenciales clientes y socios comerciales, el uso de conmutadores virtuales es la respuesta a estas necesidades para una mejor administración de las llamadas telefónicas de sus negocios.

Ya que es un servicio que permiten a las empresas estar disponibles en todo momento y en cualquier lugar, sin la necesidad de contratar personal o instalar equipos convencionales, lo que hace más eficiente y aumenta la calidad de sus servicios y la atención al cliente, tanto para las pequeñas y medianas empresas como para los grandes negocios, es una oportunidad para mostrar una imagen más profesional con una mínima inversión.

El uso de estos sistemas permite tener recursos como un buzón de voz, operadora virtual, conexiones inmediatas entre todos sus departamentos y sucursales, menús interactivos y devolver las llamadas pérdidas en el menor tiempo posible. Estos factores consiguen dar una mejor impresión frente a la competencia.

De igual manera, dentro de las empresas cuenta con otras ventajas, como el permitir establecer llamadas grupales entre las líneas del conmutador, distribuir números telefónicos que son portables, contar con una conexión permanente desde cualquier lugar e, incluso, la opción de vincular sus llamadas con otros servicios como WhatsApp o Skype.

¿Cómo elegir entre los conmutadores virtuales?

Estos sistemas son instalados en la nube de internet para poder administrar sus llamadas telefónicas, por lo que no requieren de líneas terrestres independientes para cada número o extensión, como con la telefonía tradicional. Utilizan tecnología de telefonía IP, donde sólo es necesaria una conexión a la red, de preferencia Internet fibra óptica, para garantizar la velocidad de conexión.

La tecnología de telefonía IP supone un ahorro en cuanto a personal, mantenimiento de las líneas y los equipos que utilizan; mientras se tienen los beneficios de contar con una central telefónica que se orienta directamente a la optimización de los servicios y las ventas. Es por ello por lo que al optar por esta tecnología tienen que seleccionar el conmutador virtual que mejor se adapte a sus necesidades.

Para ello uno de los puntos clave es conocer las necesidades telefónicas de sus empresas, al realizar un diagnóstico total de la cantidad de las líneas, teléfonos, extensiones, volumen de llamadas entrantes y salientes, entre otros.

Si uno de los rubros principales de sus negocios se basa en las llamadas telefónicas, ya sea para realizar o tomar pedidos, contactar a clientes o dar seguimiento a ventas, deben seleccionar un conmutador que este orientado a dar una respuesta rápida y a dirigir las llamadas hacia el área encargada de los pedidos y las ventas, ya sean empleados o un buzón de voz.

En cambio, si el principal empleo del teléfono en sus empresas es la atención al cliente, como el dar información sobre los servicios, resolver dudas y preguntas, atención personalizada por sector, entre otros, pueden optar por la posibilidad de un conmutador que permita emplear menús interactivos, filtro y redirección de llamadas, entre otros servicios.

Una vez que se planteen cuáles son sus necesidades telefónicas, deben realizar un listado de los requerimientos de telefonía de sus negocios. Es decir, ¿Qué servicios necesitan en la actualidad y cuáles son los que anticipan para un futuro crecimiento de la empresa? La telefonía tiene una gran importancia para los negocios, puesto que tiende a ser el diferenciador entre lograr una venta o dejar ir a un cliente, por lo que tienen que establecer que requerimientos de respuesta necesita su empresa.

Los estudios más recientes indican que los clientes promedio no esperan en línea más de 40 segundos antes de colgar y llamar a otra empresa, por lo que su conmutador tiene que permitir que su eficiencia de respuesta sea menor a eso.

Dar el mejor servicio es crucial para que logren satisfacer a los clientes y establecer una relación de fidelidad y profesionalidad, esto incluye el que las llamadas sean eficientes, por lo que deben establecer cuando es necesario que exista una respuesta de un empleado y cuándo será suficiente con disponer con un menú de voz que brinde la información.

Para ello, el sistema del conmutador debe permitir realizar el filtrado de llamadas y establecer prioridades de acuerdo con el número telefónico para dirigir al cliente hacia una grabación o hacia un empleado.

Otro punto que se tienen que tener en cuenta es el número de líneas que necesitan, lo que define también el volumen de llamadas. Los conmutadores virtuales tienen la posibilidad de contar con un alto número de líneas telefónicas, alertas para responder mensajes, opciones de menú de voz e incluso de chatbot, que respondan de manera automatizada a los requerimientos de los usuarios; pero deben tener en cuenta que muchos de estos servicio sólo son eficiente si se cuenta con una buena conexión a la red, como internet fibra óptica en las zonas urbanas e internet por satélite en oficinas móviles.

Por último, deben considerar si necesitan un número 01 800, un servicio con el que pueden recibir llamadas sin costo desde cualquier parte del país, lo que permitirá a sus empresas tener disponibilidad a nivel nacional, esto representa un gran recurso para las empresas cuyas operaciones no se limitan a una sola ciudad y que requieren una imagen global, ofrece además la ventaja de no tener costo para el cliente y de ofrecer una imagen corporativa para su empresa.

Al tener en cuenta estos puntos podrán seleccionar el conmutador virtual que mejor se adapte a sus necesidades y las características de telefonía de sus empresas. En WiBo encontrarán la solución a todas sus necesidades de telecomunicaciones. Para conocer más sobre nuestros servicios de internet, telefonía satelital y conmutadores, comuníquense con nosotros vía telefónica o por correo electrónico, donde los atenderemos con gusto y resolveremos todas sus dudas sobre nuestros servicios.