Mejoren la comunicación interna y la atención al cliente con un conmutador

 

Es importante que las comunicaciones telefónicas de su negocio sean eficientes, lo que es posible con los distintos tipos de conmutadores, aunque el conmutador virtual es cada vez más implementado por las ventajas que ofrece. En general, se trata de herramientas que no solo comunican a los clientes con el departamento que necesitan de forma eficiente y veloz, también son un método efectivo para interconectar a los departamentos de su empresa, además para evitar pérdidas de tiempo o de clientes potenciales.

 

Atención al cliente

 

Las empresas exitosas saben que los productos y servicios no son lo más importante para los clientes. Es importante brindar valor agregado mediante una atención al cliente de calidad, rápida y personalizada. Si los clientes activos o potenciales se sienten insatisfechos con este servicio, no habrá conversiones y se romperán los lazos de fidelidad. Por otra parte, si reciben una buena atención al llamar por teléfono, hablarán bien de la empresa y lo harán notar por distintos medios, especialmente las redes sociales.

 

Lo anterior muestra la importancia de invertir dinero y esfuerzo en este servicio. Esto debe considerarse en todo el proceso comunicativo, desde la recepción de las llamadas hasta la forma de saludar y concluirlas. Incluso, si no logra concretarse la venta, los clientes que son bien atendidos recomendarán a la empresa con otras personas.

 

Para lograr esto, no solo es necesario capacitar al personal que atenderá las llamadas, también se requiere un conmutador físico o virtual. ¿Por qué?  Porque brinda la seguridad de que todas las llamadas serán atendidas y canalizadas al personal de atención en cuestión de segundos. Además, evita que las líneas suenen ocupadas, lo que también evitará que se pierdan las llamadas más importantes, por ejemplo, de socios o grandes clientes.

 

De forma general, un conmutador virtual o analógico permite lo siguiente cuando se trata del servicio de atención al cliente:

 

• Brindar mensajes de bienvenida.
• Dar respuesta rápida a las llamadas.
• Canalizar a los clientes o socios al departamento que desean, sin necesidad de que la llamada pase por la operadora.
• Música para amenizar la espera.
• Buzón de mensajes.
• Transferir llamadas en distintas extensiones.
• Programar mensajes para que, durante las esperas, los clientes reciban información relevante.

 

Comunicación interna

 

La comunicación interna es una herramienta crucial tanto a nivel horizontal como vertical, ya que permite mejorar el ambiente laboral y evita los problemas de la comunicación inadecuada, como aislamiento, problemas de coordinación, disminución de la productividad e, incluso, pérdida de talento humano. Para evitar esto, es importante que los canales internos de divulgación operen adecuadamente.

 

La comunicación dentro de empresas muy grandes puede ser complicada y, si no se aborda adecuadamente el problema, derivará en pérdida de ventas e, inclusive, puede provocar problemas de insatisfacción con los clientes al no haber una transmisión efectiva de la información que estos requieren entre los directivos y el personal.

 

La mejor manera de garantizarla es abrir nuevos canales de comunicación para dar a conocer las novedades y mantener a todos actualizados. Uno de ellos es el conmutador virtual o físico. Cualquiera de los dos facilita las operaciones internas, ya que permite que todo el personal mantenga una comunicación rápida y directa, sin necesidad de moverse a otras áreas del edificio de la empresa.

 

Usar esta herramienta de comunicación interna les permitirá lo siguiente:

• Establecer comunicación con más de dos personas de forma simultánea.
• Transferir las llamadas a otras extensiones.
• Llevar a cabo llamadas entre las distintas extensiones.
• Responder las llamadas que están referidas a otra extensión.
• Realizar restricciones de llamadas mediante llaves para que las marcaciones sean determinadas, por ejemplo, a números de larga distancia o de móviles.

 

Tipos de conmutadores

 

Los conmutadores son una tecnología crucial para que la comunicación telefónica se haga en distintas áreas de la empresa, lo que mejora las relaciones tanto internas como externas. Según las necesidades de su negocio y de su presupuesto, pueden optar por alguno de los tipos disponibles: conmutadores para recibir líneas analógicas (que son como las que suelen utilizarse en las residencias) y los conmutadores virtuales, cuyas funciones son cruciales para los negocios.

 

Los conmutadores virtuales, como los que encontrarán en WiBo (una de las mejores empresas de internet satelital en México), comienzan a ganar terreno, debido a su capacidad de recibir una cantidad ilimitada de llamadas, además por su versatilidad y la facilidad de usar los números de contacto que deseen contratar, sin requerir una línea física para cada uno. También es muy práctica al permitir usar números telefónicos de distintos países.

 

Tampoco es necesario brindar el número telefónico personal. Es suficiente con dar el número del conmutador, de esta manera, podrán separar las llamadas personales como profesionales. Integran también menú, que brinda varias opciones para las personas que marcan. Por ejemplo, si presionan la tecla «1» serán dirigidos al servicio correspondiente.

 

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